ADK - Administratíva a korešpondencia

OPAKOVANIE:

ÚPRAVA ÚRADNÝCH A OBCHODNÝCH LISTOV

Úradné či obchodné listy píšeme podľa určitých pravidiel a majú predpísanú úpravu. U nás upravuje písanie písomností Slovenská technická norma STN 01 6910 a s ňou súvisiace normy, a to predtlače listových papierov na úradné a obchodné listy – STN 88 6101 a STN 88 5401, ktorá upravuje rozmery a potlač obálok, prípadne súvisiace právne predpisy, napríklad Poštový poriadok.

Pri písaní listov do zahraničia používame medzinárodné, regionálne a zahraničné normy.

Listy musia obsahovať tieto náležitosti:

Okraje

Ľavý okraj má šírku 25 mm, pravý okraj 15 mm. Riadkovanie najčastejšie jednoduché – 1,0; resp. 1,5. Veľkosť písma sa odporúča 12 bodov.

Záhlavie

Umiestňujeme ho 27 mm od horného okraja papiera. Je v ňom umiestnené adresové pole odosielateľa. Obsahuje úplný názov organizácie, úplnú adresu s PSČ. Jeho úprava nie je normatívne určená, upravuje si ho organizácia, napríklad doplnením o logo či inou úpravou.

Adresa príjemcu

V liste môže byť umiestnená vľavo alebo vpravo. Na papieroch s predtlačou sa umiestňuje vpravo v adresovom poli, v listoch bez predtlače sa píše od ľavého okraja ako text. Zásady písania sú rovnaké ako pri písaní adries na obálke (6 riadkov a 30 znakov).

Dopravné a doručovacie údaje

V liste sú umiestnené nad adresou, najmenej 10 mm (1 cm) nad adresovým pásmom. Píšu sa v rovnakej zvislej osi ako adresa s veľkými začiatočnými písmenami. Medzi nimi a adresou sa vynechávajú najmenej dve medzery. Patrí sem napríklad Doporučene, Prioritne a pod.

Odvolávacie údaje

V liste formátu A4 sú umiestnené v riadku za sebou, v liste formátu 1/3 A4 sú v stĺpci pod sebou vpravo alebo vľavo od adresového pásma. Sú umiestnené 17 mm pod adresovým pásmom.

?  PRÍKLADY

Váš list číslo/zo dňa      Naše číslo     Vybavuje/(       Miesto odoslania

                                          64 12 45

Váš list číslo/zo dňa      Naše číslo     Vybavuje/(       Rimavská Sobota

FO/122/2006/Go             55/2007/Ma     Mažgút/235        08. 07. 2007

15. 06. 2007

Miesto odoslania a dátum

Medzilaborce  Považská Bystrica  Zvolen       Banská Bystrica

03. 08. 2007  8. júla 2007       7. dec. 2007 6. júna 2008

Vec

Heslovité vyjadrenie obsahu sa začína písať od ľavej zvislej osi veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom (teda bodkou). Názov obsahu sa zvýrazňuje podčiarknutím, tučným písmom, je možná aj ich kombinácia. Dlhší názov možno napísať do celého riadka, prípadne do viacerých riadkov, vtedy podčiarkujeme posledný riadok, ale v dĺžke najdlhšieho riadku.

?  PRÍKLADY

Vec

Žiadosť o povolenie stavby garáže

Povolenie stavby garáže – žiadosť

Žiadosť o prerušenie štúdia

Prerušenie štúdia – žiadosť

Objednávka č. 12/07 – urgencia

Objednávka č. 12/07 – náhradný termín dodávky

Manipulačná technika – ponuka

Manipulačná technika – dopyt

Vec

Žiadosť o primeranú zľavu z úhrady za užívanie nebytových priestorov

Oslovenie (patrí k profesijnej etike)

Text listu sa môže začínať oslovením alebo môže byť bez oslovenia. Oslovenie slúži na vyjadrenie osobných vzťahov, možno ho použiť aj pri nadväzovaní nových obchodných vzťahov, alebo vtedy, ak oslovujeme určitú osobu, ktorej meno je nám známe (je uvedené v adrese).

Ak oslovenie použijeme, medzi heslom Vec a oslovením vynecháme dva riadky. Oslovenie sa začína od ľavého okraja, píšeme za ním čiarku, za ktorou nasleduje po vynechaní jedného riadka text listu, začínajúci sa okrem vlastných mien malým písmenom.

?  PRÍKLADY

Vážený pán riaditeľ,            Vážení klienti,

dovoľte mi...               tovar, ktorý ste si...

Vážená obchodná spoločnosť,     Vážení absolventi,

Vážený pán konateľ,             Vážení družstevníci,

Vážení zákazníci,               Vážení obchodní partneri,

Vážení priatelia,               Vážená lekárska spoločnosť,

Vážení zákazníci,               Vážení priatelia,

Medzi oslovením a ďalším textom sa vynechá jeden prázdny riadok.

Ak je list bez oslovenia, medzi heslom a textom vynecháme dva prázdne riadky.

Úvod – získať adresáta, (zalíškajme sa), vzbudiť pozornosť, upútať adresáta, aby prečítal celý list.

V úvode listu môžeme podľa jeho obsahu a charakteru použiť aj niektoré úvodné frázy.

?  PRÍKLADY

Dovoľujem si Vám oznámiť, že...

Získali sme informácie z novín (inzerát bol dobrý, pozitívne nás ovplyvnil)

Prosíme, aby ste vzali na vedomie...

Dovoľujem si Vás požiadať...

Obraciam sa na Vás do žiadosťou o ...

Obraciame sa na Vás na základe odporúčania...

Oznámte nám, prosím, svoje rozhodnutie...

Som si istý, že budete spokojní...

Na Vašu žiadosť...

Potešil nás Váš dopyt...   Vaša ponuka...

Teší nás, že Vám môžeme oznámiť...

Je nám ľúto, že sme sa dozvedeli o Vašom rozhodnutí...

Som rád, že môžem obnoviť naše obchodné spojenie, ktoré bolo pre... prerušené...

Text listu (jadro)

Text listu členíme na odseky, ktoré oddeľujeme jedným prázdnym riadkom. Začíname vždy po piatich prázdnych úderoch (píšeme na šiesty). Dôležité časti v liste zvýrazňujeme. Môžeme to urobiť niekoľkými spôsobmi: podčiarknutím, centrovaním (umiestnením na samostatný riadok), riedeným písmom (za každým písmenom medzera), veľkými písmenami, zmenou veľkosti písma, zemnou druhu písma, úvodzovkami alebo vhodnou kombináciou uvedených možností.

?  PRÍKLADY

Odpoveď pošlite v obálke označenej heslom Súťaž.

Dovoľujeme si Vás pozvať na posedenie pod jedličkou, ktoré sa uskutoční v utorok

15. decembra 2007 o 17.00 h

v spoločenskej sále Domu kultúry Zrkadlový háj na Rovniankovej ulici 3 v Bratislave.

Slová zvýraznené riedeným písmom sa oddeľujú vždy troma medzerami, interpunkčné znamienko je súčasťou zvýrazneného textu.

V prílohe Vám zasielame KATALÓG VÝROBKOV našej firmy.

Využite príležitosť nákupu za zvýhodnené ceny.

Záver

Text listu ukončíme záverečnými frázami, ktoré napíšeme do samostatného odseku, oddeleného od posledného riadka textu prázdnym riadkom.

?  PRÍKLADY

Očakávam skorú odpoveď a som...

Vybavte, prosím, túto vec čo najskôr...

Očakávame Vašu odpoveď...

Sme Vám vždy k službám a...

Môžeme Vám odporúčať, aby ste využili túto výhodnú ponuku...

Vopred ďakujeme za námahu, ktorú Vám týmto spôsobíme...

Očakávame Vašu skorú odpoveď...

Prosíme, aby ste na nás pamätali v prípade ďalšej potreby a sme...

Očakávam Vaše konečné rozhodnutie..

List ukončíme pozdravom, ktorý sa píše do samostatného odseku a od posledného riadka sa oddeľuje prázdnym riadkom. Za pozdravom nepíšeme interpunkčné znamienko (teda bodku). Želacie vety ukončíme výkričníkom.

Text listu ukončíme tak, aby ostal dostatok miesta na odtlačok pečiatky a podpis.

?  PRÍKLADY

Očakávame Vašu skorú odpoveď a ostávame s pozdravom

Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu a ostávame s pozdravom

Lovu zdar!

S pozdravom

So srdečným pozdravom

Podpis

Ak sú v texte dva podpisy, vľavo sa podpíše funkčne vyšší pracovník a vpravo funkčne nižší pracovník. Umiestňujú sa však tak, aby ľavá tretina papiera ostala voľná.

Ak list podpisujú zástupcovia dvoch organizácií, vpravo je pečiatka a podpis zástupcu organizácie, ktorá list vyhotovila.                                                                                                                                                      ¶

                                                                                                                                                      ¶

?  PRÍKLAD                                                                                                                              ¶

    odtlačok pečiatky           odtlačok pečiatky            ¶

         podpis                      podpis              podpis

                                                            ¶

       Peter Novák               Ing. Eva Vidová           Meno

vedúci právneho oddelenia        vedúca učtárne          funkcia

Prílohy

?  PRÍKLADY

Príloha

Prílohy

Životopis

Osobný dotazník

Rozdeľovník

?  PRÍKLAD                                                                                  Prílohy

                                                                                                         Rodný list

Na vedomie                                Sobášny list

OÚ Bratislava IV                          ¶

KÚ Bratislava, odbor vnútorných vecí      ¶

                                                                                                         Na vedomie

Dopĺňajúce údaje

Na predtlačených listových papieroch formátu A4 sú v päte umiestnené tieto údaje:

čísla telefónov, čísla faxu, bankové spojenie, identifikačné číslo organizácie (IČO), daňové identifikačné číslo (DIČ), E-mail (elektronická pošta), internetovú adresu, návštevné dni. Sú umiestnené 20 mm od dolného okraja papiera. Odvolávanie a dopĺňajúce údaje sa odporúča vytlačiť písmom 10 bodov (najmenej 6 bodov).

?  PRÍKLAD

Telefón                          Fax                              Bankové spojenie            IČO                 E-mail                             Internet

02/12 34 56 78                02/12 34 56 88            23456700/0200                   12345678        laska@nemocnica.sk   www.nemrs.sk

Viacstranové písomnosti

Ak píšeme dlhší list, môžeme pokračovať na rube listu, ale odporúča sa písať nový list papiera. Pokračovanie môžeme písať na papier predtlačený na pokračovanie listu. Pod predtlačeným záhlavím uvedieme číslo listu, dátum a číslo strany. Častejšie sa používa iba číslo strany.

Ak pokračujeme na rube listu, upozorníme na pokračovanie značkou ./. vpravo v liste.

?  PRÍKLAD

Škofin, s. r .o., Uhrova 18, 831 01··Bratislava 37

127/2002/120/Bm          07. 11. 2007               Strana 2

 Opakovanie hlavne v odbornom predmete Administratíva a korešpondencia je matka múdrosti.